POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.

CAPITULO 1 DISPOSICIONES PRELIMINARES

ARTICULO 1. OBJETO: La política de tratamiento de datos personales de Marquillas y Accesorios S.A., se construye con la finalidad de establecer los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse los datos personales de personas naturales que integran las bases de datos a cargo de Marquillas y Accesorios S.A.

ARTICULO 2. ALCANCE: Esta Política de tratamiento de Datos Personales se aplicará a todos los Datos Personales sobre los cuales MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. obre como responsable y/o encargada de tratamiento de datos personales.

ARTICULO 3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A, sociedad con domicilio en la Calle 86 No. 48 – 47 en el municipio de Itagüí, Antioquia, Colombia; teléfono (+574) 4484009. Correo electrónico protecciondedatos@marquiacces.com.co.

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES: Para efectos de la contextualización y entendimiento de la presente política, los siguientes términos deberán entenderse de la siguiente manera:

Dato personal: Es el conjunto de información que puede vincularse a una o más personas naturales.
Dato público: Es todo aquel contenido en un documento público, lo relativo al estado civil de las personas, a su profesión y oficio, a la calidad de comerciante o servidor público; son públicos también los que la ley determine como tales, y que no sean clasificados como privados o semiprivados.
Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación le interesa al titular y a un grupo determinado de personas.
Dato Privado: Es todo aquel cuyo conocimiento o divulgación le interesa sólo al titular por su naturaleza intima o privada.
Dato Sensible: Es todo aquel dato privado, cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Titular de los datos personales: Persona natural que se relaciona con el dato o datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por pate del responsable o encargado del tratamiento.
Responsable: Se trata de la persona natural o jurídica, legitimada para el tratamiento de datos personales.
Encargado: Se trata de la persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales amparado por el responsable.
Autorización: Permiso otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos por cualquier medio; desde que este sea previo, expreso y comprobable.
Transmisión: Tratamiento dado por el encargado a los datos personales, para comunicarlos fuera o dentro del territorio nacional, bajo la responsabilidad del Responsable.
Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera del país.

ARTÍCULO 5. OFICIAL DE TRATAMIENTO DE DATOS: El oficial de tratamiento de datos personales y responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Comité de tratamiento de datos personales.

CAPITULO 2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

ARTÍCULO 6. TIPOS DE BASES DE DATOS: Dentro del desarrollo de las actividades de MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., se encuentran principalmente las siguientes bases de datos que almacenan datos personales:

Base de datos de proveedores: Es la base de datos en la cual se recolectan, almacenan y usan datos de las personas naturales o jurídicas que proveen bienes y/o servicios a MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., para su normal funcionamiento. No obstante sólo serán objeto de esta política los datos personales de las personas naturales que se encuentran en esta base de datos, identificados como activos.
Base de datos de clientes: Es la base de datos en la cual se recolectan, almacenan y usan datos de las personas naturales o jurídicas que compran o han comprado los bienes producidos por MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., y que pueden ser recolectados por diferentes medios (Ferias, referencias, contacto de vendedores). No obstante sólo serán objeto de esta política los datos personales de las personas naturales que se encuentran en esta base de datos, identificados como activos.
Base de datos de empleados y contratistas: Es la base de datos en la cual se recolectan, almacenan y usan datos personales de los empleados y contratistas de MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. Para los efectos de esta base de datos, debe existir un vínculo laboral o contractual entre los titulares y el responsable del tratamiento de datos personales. Para los empleados y contratistas retirados, sólo se tratarán sus datos para dar referencias, entregar información a fondos de pensiones, EPS; o para alguna de las otras finalidades determinadas por la ley.
Base de datos de ferias y eventos: Es la base de datos en la cual se recolectan, almacenan y usan datos personales de las personas que asisten a las ferias o eventos en los cuales el responsable del tratamiento participe.
Base de datos de socios: Es la base de datos en la cual se recolectan, almacenan y usan datos personales de las personas naturales que ostentan la calidad de socios de MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.

ARTÍCULO 7. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS, ALMACENADOS Y USADOS POR MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.: El responsable y/o encargado (s) del tratamiento de datos, realizará la recolección, almacenamiento y uso de los datos que alimentaran los diferentes tipos de bases de datos contenidos en esta política. Adicionalmente, en cada formato, encuesta, u otro medio de recolección; se le informará de los datos que desea tratar de acuerdo a las finalidades contenidas en la presente política.

CAPITULO 3 TRATAMIENTO

ARTICULO 8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO: MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al que hacer de la empresa, de acuerdo a los perfiles de cada base de datos definida en esta política.
Realización de actividades administrativas, comerciales, promocionales, informativas, de mercadeo y ventas.
Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
Mantener un consolidado de la población que integra el funcionamiento de la empresa, y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento de la misión institucional.
Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. a terceros que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de la empresa o en cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros.
Evaluaciones en virtud del cumplimiento de políticas y estándares de calidad de la empresa.
Demás finalidades contempladas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.

En relación con lo anterior, el responsable podrá ejecutar las siguientes acciones:

Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados o en los que participe MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., entre otros;
Para la verificación de saldos de sus acreedores;
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
Entre otras actividades relacionadas a las finalidades contenidas en la presente política.

ARTÍCULO 9. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES DE LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS A MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.: La aceptación de esta política por parte de los titulares de los datos personales implica la aceptación de la posibilidad que tiene MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. de transferir o transmitir total o parcialmente los datos personales a un tercero en el país o en el exterior; lo anterior en observancia de las normas que regulan la materia.

MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. se compromete a informar a los titulares de las condiciones bajo las cuales se dio la autorización; a su vez que le informará a los terceros, que sólo podrá hacer tratamiento de estos datos mientras subsista el vínculo legal o contractual con la empresa.

ARTÍCULO 10. AUTORIZACIÓN: MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. tratará los datos de las personas naturales que expresamente la autoricen, de acuerdo a los procedimientos consignados en la presente política.

ARTÍCULO 11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. sólo tratara datos sensibles cuando el titular le haya proporcionado expresamente la autorización para su tratamiento. En atención a esto, MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., al momento de la recolección de los datos, le informará al titular cuales de los datos que suministrará son sensibles, y la potestad que le asiste de abstenerse de suministrarlos.

ARTÍCULO 12. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. sólo realizará el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes que tengan el carácter de públicos, mediando previamente la autorización de los padres de familia para dicho tratamiento.

CAPITULO 4 DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 13. DERECHOS: Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte del Responsable, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Conocer los Datos sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos.
Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. Lo anterior sin perjuicio de que en caso de realizarse un uso indebido de los datos personales por el responsable o encargados, la revocatoria deberá realizarse de inmediato.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

CAPITULO 5 COMITÉ DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 14. CONFORMACIÓN: El comité estará integrado por un representante de las áreas de Compras, Talento Humano, Comercial y Producción, el cual será designado por el jefe de cada área y deberá ser el mismo durante todo el periodo del comité.

PARÁGRAFO. El presidente del comité será elegido por la mitad más uno de los integrantes, y será el articulador de toda la gestión de tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 15. PERIODO DEL COMITÉ: El comité se conformará anualmente, en el mes de junio de cada año. Los miembros podrán ser reelegidos sin limitación.

ARTÍCULO 16. FUNCIONES DEL COMITÉ:

Custodiar las autorizaciones y convenios para el tratamiento de datos personales que se encuentren a cargo de Marquillas y Accesorios S.A., bien sea como responsable o encargado.
Dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos que tengan que ver con el tratamiento de datos personales, y con los derechos que le asisten a los titulares de los mismos.
Articular las acciones tendientes a mejorar la gestión del tratamiento de datos personales.
Sugerir la implementación de políticas encaminadas a la seguridad de la información que se encuentra bajo custodia de la empresa.

CAPITULO 6 PROCEDIMIENTOS

ARTICULO 17. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

Procedimiento para conocer los datos personales tratados por MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.: El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. y/o al encargado del tratamiento de datos para le permita conocer los datos que han sido recolectados, almacenados y/o usados.
1. El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico protecciondedatos@marquiacces.com.co, o a la Calle 86 No. 48 – 47 en el municipio de Itagüí; indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. Además debe indicar su nombre completo, sus datos de contacto, los cuales deben ser por lo menos: correo electrónico, dirección de correspondencia, teléfono o celular de contacto, y la indicación de estar obrando en nombre propio, o la acreditación de estar actuando en representación de otro. Cuando no se trata de heredero o causahabiente, debe acreditarse la representación mediante poder debidamente otorgado.
2. MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., a través de su oficial de tratamiento de datos revisará y atenderá la solicitud en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la solicitud en este término, se le notificará al titular la razón por la cual la solicitud no podrá ser atendida dentro del término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá exceder 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
Procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.: El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud a MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la empresa, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:
1. El titular o su representante, deberá elevar solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando: la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y demás datos de contacto del titular. Así mismo, el titular o su representante deberá acompañar la solicitud con los documentos que corroboren la misma.
  De no cumplirse con estos requisitos, el responsable o encargado requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que subsane los requisitos. Si pasados dos meses contados a partir de la fecha en la cual se le requirió, se entenderá que la solicitud o reclamo se encuentra desistida.
2. Una vez recibida la solicitud en debida forma, y en un término no superior a dos días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma, se incluirá en la base de datos la frase “Reclamo datos personales en trámite” y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Así mismo se tendrán dos días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.
3. El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud para atenderla; de no ser posible atender la solicitud en el término señalado, MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. informará al interesado, indicando los motivos e informarle la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso la nueva fecha podrá superar ocho días hábiles al vencimiento del termino inicial.
  Parágrafo: No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos permanezcan en la base de datos.
Procedimiento para revocar la autorización dada a MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. para tratar los datos personales: El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A. para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.

ARTÍCULO 18. DERECHO DE CONSULTA: Se informa a los titulares de datos personales que tiene derecho a conocer gratuitamente los datos que de ellos reposen en las bases de datos tratadas por MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A., por lo menos una vez cada mes calendario o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a las presentes políticas.

ARTÍCULO 19. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA: Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

ARTÍCULO 20. SEGURIDAD DE LOS DATOS: LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y sus Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

ARTÍCULO 21. LEGISLACIÓN APLICABLE: Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, y demás Anexos, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

ARTÍCULO 22. VIGENCIA: Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 9 de junio de 2017.

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MARQUILLAS Y ACCESORIOS S.A.